Zo hou je grip op je data!
Hou grip op je groeiende hoeveelheid data. Het is immers essentieel voor je organisatie en bedrijfsvoering, dus ga er zorgvuldig mee om.
Grip op je data is enorm belangrijk: data vormen immers vaak de kurk waar je organisatie op drijft. Nu is dat makkelijker gezegd dan gedaan, want het komt regelmatig voor dat data ongebreideld groeien en overal en nergens staan opgeslagen. En dan wordt het lastig om een goed overzicht te houden van gegevens die privacygevoelig zijn en goed beveiligd moeten worden.
Identificeer de risico's
Wat zijn de risico’s als het om data gaat? Verlies, diefstal en allerlei vormen van cybercriminaliteit vormen een bedreiging. Dan is het ook belangrijk om te kijken waar die risico’s precies liggen. Identificeer daartoe de belangrijke gegevens en tref voor die data treffende beveiligingsmaatregelen. Dat kunnen verschillende sets van maatregelen zijn, afhankelijk van de dataclassificatie.
Ontwerp 'wat als'-scenario's
Het wordt vaak gezegd: het is niet de vraag óf je IT-omgeving wordt aangevallen van buitenaf, maar wannéér. Anders gezegd: zorg dat je voorbereid bent. Met een ‘wat als’-scenario heb je een overzicht van procedures die je kunt volgen in het geval van een calamiteit, zoals diefstal of een datalek. Het spreekt voor zich dat de basisbeveiliging van data, applicaties, accounts en devices op orde is.
Bouw een gedegen datastructuur
Een archief wordt zelden kleiner, het groeit slechts. Oftewel: de hoeveelheid data in je organisatie zal hoogstwaarschijnlijk alleen maar toenemen. Als je een goede datastructuur opzet, geef jezelf de kans om goed grip te houden op die groeiende hoeveelheid data. Dat is mede afhankelijk van de eerder genoemde dataclassificatie.
Voorkom een schaduw-IT
In onze vorige blog hadden we het er al over: een schaduw-IT kan efficiënt werken behoorlijk in de weg zitten. Dat geldt ook voor de grip op data. Bied daarom tools om je medewerkers optimaal te laten functioneren. Denk aan versiebeheer en data als documenten op een centrale plek opslaat.
Instrueer de eindgebruiker
Ondanks alle goede regels (zie boven) is de eindgebruiker uiteindelijk degene die het moet doen. Dan moet hij of zij wel goed geïnstrueerd worden. Over het hoe en zeker het waarom. Want waarom zet je data liever niet op een USB-stick of op je privémail?
Denk aan dataretentie
Zoals gezegd zal de hoeveelheid data hoogstwaarschijnlijk niet afnemen. Maar dat betekent niet dat data op gezette tijden niet opgeschoond kan worden. Data die voor langere tijd niet is gewijzigd kan opgeslagen worden op een goedkopere manier dan op het dure werkgeheugen. Zeker als het gaat om persoonsgegevens ben je zelfs verplicht om die na een bepaalde tijd te verwijderen.
Meer weten?
Bij Inphos hebben we de nodige kennis in huis om grip op je data te houden. We vertellen er graag over! Neem gerust contact met ons voor meer informatie.
