Voor een leidinggevende is het belangrijk daar proactief in te zijn en een beeld te hebben van de beste tools voor je organisatie om in de behoefte te voorzien. Op die manier houd je immers controle en grip op de tools, en je borgt de veiligheidseisen. Daarvoor is het belangrijk om data te classificeren: gaat het om bijzondere persoonsgegevens, intellectueel eigendom, bedrijfsgeheimen? Anderzijds heb je ook de functionele kant: wat zijn goede manieren om samen te werken en bestanden te delen, zowel intern en extern? Verder willen je mensen tijd-, plaats- en apparaatonafhankelijk werken. Maar delen van bestanden gaat nog vaak via de e-mail, met talloze versies van hetzelfde document. Je hebt dat bij voorkeur op een centrale plek, met één versie. Dan is het snel gevonden en te zien wat er gewijzigd is. Je deelt dus de locatie in plaats van het fysieke document. Dat is zeker aan te bevelen, want zo’n gedeeld document gaat eenvoudig een eigen leven leiden. Dus: bewaar één versie op een centrale plek en deel de locatie.